Comunicación Interna…

Nota por Anect Rivas

La comunicación confidencial y exclusiva de solo algunos “dioses corporativos” es tiempo del pasado. Si bien es cierto que hay que establecer estrategias de qué, cuándo y cómo comunicamos, también es cierto que fomentar la comunicación interna en nuestra empresa nos permite establecer lazos interpersonales más efectivos para así alcanzar las metas operacionales trazadas. Es por esto, que la comunicación hacia abajo permite a la gerencia el difundir las decisiones que han tomado e influir en los empleados (a toda escala) de la empresa. Una vez se estable este vínculo, será natural en el proceso que los empleados se sientan confiados en informar sus ideas y sentimientos a las personas encargadas de tomar las decisiones, resultando en beneficio para todos.

Aunque es mucho lo que podemos decir sobre la comunicación interna en una empresa, a continuación una breve descripción de las herramientas básicas existentes:

1) Comunicaciones escritas:

Los cartas (memorandos) son un medio útil de transmitir los cambios que se produzcan en las distintas políticas y procedimientos de la empresa que no estén reflejados en el manual del empleado, así como para dejar conocer los resultados de la empresa de parte de la gerencia. Recíprocamente estos sirven para que el empleado reporte sobre sus gestiones de trabajo, preocupaciones, sugerencias, solicitudes especiales o sugerencias.

2) Notas electrónicas/ Correo Electrónico:

Es un medio por el cual los empleados de una compañía pueden comunicarse entre sí a través de mensajes electrónicos escritos que son enviados mediante los terminales de las computadoras. Este medio está sustituyendo rápidamente a las cartas y debe considerarse como una comunicación formal de la empresa. Su beneficio es que puede llegar a un número amplio de empleados rápidamente, pero igualmente depende de la confiabilidad y limitaciones de la red de comunicación y de los hábitos del receptor. No debemos olvidar el efecto multiplicador que tiene esta herramienta ya que permite el re-enviar el mensaje a muchas personas, dentro y fuera de la oficina. No debe utilizarse como herramienta personal.

3) Reuniones:

Siguiendo el concepto de reuniones efectivas, éstas secciones de trabajo deben estar basadas en objetivos específicos y su convocatoria debe responder a la consecución de estos. Las reuniones facilitan él dialogo y fomentan las relaciones personales, sobre todo entre empleados que no suelen interactuar entre sí frecuentemente por encontrase separados.

En el mundo corporativo actual el tiempo es uno de los lujos más apreciados, por lo que reuniones mal planificadas pueden que tenga como consecuencia una reducción de la productividad de la empresa.

4) Comunicaciones informales:

Esta comunicación es la más poderosa y común en el ambiente laboral debido a su informalidad y espontaneidad. Comúnmente llamados como “chismes” de la oficina, consiste en intercambios de información entre los empleados provocada por loa haberes comunes de la oficina. La información que se suele transmitir es información sobre medidas tomadas por la empresa ya sea a favor o en contra. Así, precaución con comentarios que hacemos frente a la máquina de café o mientras nos lavamos las manos en el baño.

5) Boletín Informativo:

Herramienta la cual consiste en una pequeña publicación mensual en donde se puede encontrar información de acontecimientos importantes tales como: reuniones, actividades especiales, reconocimientos a la compañía o empleados, calendarios, información de orientación laboral y otros. Este documento debe ser uno que fomente el interés de los empleados por las cosas que suceden en su ambiente las cuales afectan (positivamente- preferiblemente) su entorno de trabajo.

6) Retiros Empresariales:

Estas son sesiones de trabajo concentradas en un tema primordial (“team building”, Planes Estratégicos, reorganización, etc.) y se distinguen por celebrarse en un ambiente separado el lugar regular de trabajo. En los recientes años han ganado popularidad entre las compañías europeas y americanas. OJO, no confundamos estas secciones con fiestas o cocteles sus propósitos y consecuencias son diametralmente opuestas.

7) El Manual del Empleado:

Recopilación de la información necesaria para que el empleado logre un excelente desempeño en sus funciones, como también las condiciones y reglamentos de la empresa. Entre las áreas básicas que cubre este documento se encuentra: la filosofía, cultura de la organización, derechos y deberes que tiene cada empleado (recibir un trato uniforme y coherente), reglamentos y políticas de la empresa, sistema de evaluación, sanciones y beneficios a los empleados, sistema de méritos, vestimenta, reglas de conducta general, entre otros. Éste documento es esencial para establecer el clima laboral deseado y permite la objetividad en comportamientos generales y cotidianos.

8) Visita frecuentes a Áreas de trabajo (gestión mediante paseos):

Utilizada para controlar la comunicación informal. Consiste en que el “jefe” (presidente, director, supervisor) pasee por toda la empresa de forma que los empleados de todos los niveles tengan la oportunidad para clarificar dudas, hacer sugerencias, reclamos o simplemente saludar a sus superiores.


A. Rivas (7 de febrero de 2010)

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